In eerdere blogs hebben we de 4M organisatie geïntroduceerd en stilgestaan bij de eerste M van de 4M organisatie: de Mensen. Met de 4M organisatie borg je dat je continu verbetert en optimaal gaat presteren. In dit blog gaan we het hebben over Monitoring. Hoe gebruik je je data op zo’n manier dat je aantoonbaar beter gaat presteren?
De rol van Monitoring in de 4M organisatie
Vrijwel iedereen is het inmiddels wel eens dat data essentieel is voor een goede bedrijfsvoering. Zonder stuurinformatie vaar je blind en laat je kansen liggen om te verbeteren. Goede stuurinformatie daarentegen geeft je inzicht in hoe goed je presteert, waarop je je moet focussen om te verbeteren. En het helpt in je dagelijkse besluitvorming, als ook strategische beslissingen.
Maar wat is dan goede monitoring? Hoe zet je data nou echt effectief in?
Daarbij gaan we het hebben over:
- KPI’s: van strategie en processen naar stuurinformatie
- Van stuurinformatie naar actie
Relevante KPI’s
Oftewel Key Performance Indicators. Of in gewoon Nederlands; het meetbaar maken van je belangrijkste prestaties.
Ook al werken de meeste bedrijven met hun eigen KPI’s, toch wordt dit in de praktijk maar zelden goed toegepast.
Een goede KPI moet je uiteindelijk helpen om op het juiste moment in actie te komen en je dichter bij je (strategische) doelen te brengen. Dit impliceert dan al gelijk de volgende voorwaarden:
- Een KPI is in lijn met je strategie en/of gebaseerd op jouw unieke proces.
- Een KPI informeert je tijdig om actie te nemen. Achteraf ontdekken dat je winst tegenvalt is te laat. Je wilt kunnen sturen op indicatoren waarop je gelijk actie kan ondernemen.
- Een KPI kan je beïnvloeden door direct in actie te komen.
Strategie en Methodes
Om je strategie te realiseren is het essentieel om meetbaar te maken in hoeverre je je doelstellingen haalt. Die doelstellingen meetbaar maken zijn vervolgens perfecte KPI’s. Als je bijvoorbeeld wilt groeien in marktaandeel, is het verstandig om dit te kunnen monitoren. Of als je strategie is om je productiviteit te verhogen met dezelfde middelen, dan is een logische KPI om productiviteit per medewerker of asset te monitoren.
Een andere belangrijke bron van KPI’s is jouw unieke proces (Methodes). Produceer je producten die beperkt houdbaar zijn, is de doorloopsnelheid van gereed product belangrijk. Of als je een transportbedrijf hebt is ‘on-time-delivery’ goed om op te kunnen sturen. Stel jezelf de vraag ‘wanneer loopt mijn proces perfect? en hoe zou ik dat meetbaar kunnen maken?’
Beter ‘Leading’ dan ‘Lagging’ indicatoren
Als het gaat om tijdig actie nemen, dan is het beter om zogenaamde ‘Leading’ indicatoren te kiezen. Het verschil tussen leading en lagging, is dat leading indicatoren iets zeggen voordat het eindresultaat komt en lagging indicatoren pas achteraf.
Voorbeeld:
- een producent maakt tandpasta
- de dikte (viscositeit) van de tandpasta moet precies goed zijn
- de dikte van de tandpaste is afhankelijk van de hoeveelheid van grondstof A en van machinesnelheid B
- de lagging indicator in dit geval zou zijn; de dikte (viscositeit). Maar als die dus niet goed is kan je je product weggooien en ben je te laat
- de leading indicator in dit geval zou zijn; hoeveelheid grondstof A en/of machinesnelheid B. Zodra je ziet dat daar een afwijking is heb je nog tijd om in te grijpen en de kwaliteit binnen specificatie te krijgen.
Actiegericht
Zodra een KPI aangeeft dat de norm niet wordt gehaald, dan moet je direct actie kunnen nemen. Als jij niet direct invloed kan uitoefenen op een KPI, heb je er niet zoveel aan, want het leidt tot slot niet tot actie.
Dit kan met name voorkomen als ze te vaag zijn, of gebaseerd op factoren die buiten jouw proces liggen. Buiten jouw cirkel van invloed.
Van stuurinformatie naar actie
Zoals in het vorige blog omschreven, zijn het uiteindelijk de mensen die de beslissingen maken. Monitoring is er om je mensen te informeren en hen te helpen effectiever te werken.
Een paar mooie kleurrijke dashboards is niet voldoende
Om uiteindelijk concrete resultaten en verbeteringen te zien, zal je je monitoring goed moeten borgen in je organisatie en laten aansluiten op je mensen. Dit doe je vooral door op de volgende punten te letten:
- Betrek de eindgebruiker in de ontwikkeling van dashboards
- Ontwerp dashboards gericht op je overlegstructuur
Betrek de eindgebruiker
Het gevaar is dat dashboards worden gemaakt door dataspecialisten. Terwijl de mensen op de werkvloer er geen bal van begrijpen. Zonde, want het resultaat is alsnog helemaal niks.
Tip: zodra je KPI’s staan en de techniek van de dashboards zijn ingericht, betrek zoveel mogelijk eindgebruikers bij het ontwerpen van het definitieve dashboard. Willen ze heel veel tegelijk kunnen zien? Of juist liever 1 duidelijke grafiek? Uiteindelijk om ervoor te zorgen dat ze het begrijpen en kunnen gebruiken. Maar ook gelijk om draagvlak te creëren. Zo hebben namelijk kunnen meedenken en zijn ze veel sneller geneigd om het te gebruiken.
Overlegstructuur
Zorg ervoor dat je dashboards gebruikt worden in je overleggen. Laat het een standaard onderdeel zijn om naar een aantal KPI’s te kijken. Zijn er afwijkingen? Zo ja, welke actie nemen we? Zo nee, kunnen we de norm dan omhoog bijstellen? Leg de acties vast en kom er het volgende overleg op terug. Je zal zien dat je zo langzaamaan (of misschien snel) continu gaat verbeteren.
Neem ook het beoogde overleg mee in het ontwerp van je dashboard. In een kort weekoverleg van een afdeling wil je hele stuurinformatie zien, dan in je strategisch kwartaaloverleg met de directie.
Actie!
Ga voor jezelf eens na:
- Maken jullie gebruik van ‘relevante KPI’s? Zijn ze in lijn met jullie strategie of processen?
- Werken jullie vooral met lagging of ook leading indicatoren?
- Wordt stuurinformatie door de hele organisatie gebruikt en omgezet naar acties?
Wil je meer weten over de 4M organisatie? Of wil je eens sparren over de M van Monitoring? Neem gerust contact met ons op!
