Met de 4M organisatie borg je dat je continu verbetert en optimaal gaat presteren. Daarbij wordt aan bepaalde voorwaarden voldaan op de 4 gebieden: Mensen, Monitoring, Middelen en Methodes. Bovendien is er een sterke relatie tussen die 4 gebieden, waardoor ze elkaar versterken. In dit blog gaan we het hebben over de laatste M: de Methodes. Hoe richt je je processen in zodat je constant hoge kwaliteit levert met zo min mogelijk verspilling?
De rol van Methodes in de 4M organisatie
Met Methodes bedoelen we de processen en de manier van werken die nodig zijn om uiteindelijk je product (of dienst) te leveren.
Zie je bedrijf als een grote machine. Hoeveel je produceert, hoe snel je kan leveren, de kosten en de kwaliteit van de producten is het gevolg van hoe je processen zijn ingericht. Je methodes.
Ik hou van deze quote van W. Edwards Deming:
A bad process will beat a good person every time
Dus hoe zorg je ervoor dat je processen als een geoliede machine lopen? Daarbij gaat het om de volgende onderwerpen:
- Borg de cyclus van Continu Verbeteren
- Elimineer Verspilling
Borg cyclus van Continu Verbeteren
Continu verbeteren houdt in dat je jaarlijks, maandelijks, wekelijks en dagelijks (kleine) acties neemt om je processen efficiënter te maken of kwaliteit te verbeteren.
Dit plaatje illustreert goed hoe het niet en wel moet.
Een voorbeeld uit de praktijk:
- We hebben af en toe kwaliteitsproblemen en starten een project om dit te verbeteren (PLAN)
- Wat was de oorzaak? Gevonden! We passen instellingen aan waardoor de kwaliteit weer goed is (DO)
- Yes, opgelost!
- …… paar maanden later…… (ASSUME)
- Oeps! Weer een kwaliteit probleem. Door de waan van de dag had men over het hoofd gezien dat de instellingen niet goed stonden. (FORGET)
Herkenbaar?
De uitdaging zit erin om het ‘Checken’ en daarop ‘Acteren’ te borgen. Hierbij komt de 4M organisatie kijken.
Met de juiste Mensen, Middelen en Monitoring zorg je ervoor dat dit verankerd zit in de organisatie.
Zo zou het gaan in een 4M organisatie:
- We hebben af en toe kwaliteitsproblemen en starten een project om dit te verbeteren (PLAN)
- Wat was de oorzaak? Gevonden! We passen instellingen aan waardoor de kwaliteit weer goed is (DO)
- We richten een dashboard in met Leading en Lagging indicatoren (zie hier nog eens wat dat zijn) en we zorgen ervoor dat dit in het operationele weekoverleg bekeken wordt. (CHECK)
- Op elke afwijking die we zien nemen we gelijk actie om kwaliteitsproblemen te voorkomen of beperken (ACT)
- We passen de middelen aan zodat; of de instellingen niet meer fout kunnen staan, of dat men automatisch wordt herinnerd wat de optimale instellingen zijn (ACT)
Elimineer Verspilling
Dit is de kern van LEAN.
Dit is wat Toyota groot heeft gemaakt en al snel door de rest van de wereld is overgenomen.
Door kritisch te kijken naar je processen en te onderscheiden ‘wat voegt waarde toe voor je klant en wat niet?’ kom je erachter waar je verspilling zit.
Maar laat ik dit keer weer een paar praktische voorbeelden geven aan de hand van de 8 typen verspilling:
Transport = Pas locatie van producten in je magazijn aan zodat de producten die het vaakst worden gemaakt en uitgeleverd de kortste route afleggen
Inventory = Implementeer Just-in-time leveringen om onnodige voorraden te verminderen
Movement = Organiseer werkplekken ergonomisch zodat alles binnen handbereik is
Waiting = Zorg ervoor dat je bottleneck nooit stil staat
Overproduction = Introduceer productie op basis van vraag (pull-systeem) om overproductie te voorkomen
Overprocessing = Stop met administratie/registraties die niet echt nodig is voor de klant, of verplicht is voor je bedrijfsvoering
Defects = Vind de ‘rootcause’ van de meest voorkomende fout en pas het proces aan zodat dit niet meer kan gebeuren.
Skills = Betrek medewerkers bij besluitvorming en moedig hen aan met ideeën te komen
Door deze principes te combineren met het Continu Verbeteren, creëer je stap voor stap steeds efficiëntere processen.
En door deze procesverbeteringen te implementeren op het gebied van Mensen, Monitoring en Middelen creëer je een 4M organisatie waarbij je resultaten ook op lange termijn steeds verder zullen verbeteren.
Excellence is the gradual result of always striving to do better – Pat Riley
Actie!
Ga voor jezelf eens na:
- Is Continu Verbeteren bij jullie geborgd door het regelmatig sturen op data?
- Zijn jullie processen stabiel? Oftewel, wordt er een constante kwaliteit geleverd met een voorspelbare productiviteit/throughput?
- Heb je inzicht in waar je verspilling zit in je proces?
Wil je meer weten over de 4M organisatie of specifieker over de M van Methodes? Wil je hier eens over sparren? Neem gerust contact met ons op!
