In eerdere blogs hebben we de 4M organisatie geïntroduceerd en stilgestaan bij de M van Mensen en de M van Monitoring. Met de 4M organisatie borg je dat je continu verbetert en optimaal gaat presteren. In dit blog staan Middelen centraal. Hoe zorg je voor de juiste middelen zodat medewerkers optimaal ondersteund worden en een efficiënte procesvoering geborgd is?
De rol van Middelen in de 4M organisatie
Voordat we hierop ingaan, wil ik eerst wat verduidelijken:
- De term ‘Middelen’ is natuurlijk een breed begrip, maar binnen de 4M organisatie hebben we het dan over digitalisering en automatisering.
- Digitalisering gaat erover dat in werkzaamheden informatie digitaal verwerkt wordt. Voorbeeld: in plaats van werken met papieren werkbonnen of werkvergunningen, een digitale versie gebruiken.
- Automatisering gaat erover dat menselijke handelingen worden uitgevoerd door machines of computers. Binnen de 4M organisatie richten we ons dan op de automatisering door computers (i.e. software).
Het digitaliseren en/of automatiseren van werkzaamheden werkt als een Turbo op je motor om continu te verbeteren.
Laten we realistisch zijn. Er zijn tal van bedrijven die nog volop met papier werken, laat staan dat ze geautomatiseerd werken. En die presteren ook prima.
Maar zoals Jim Collins ook beschrijft in zijn boek ‘Good to Great’; werkt technologie als versneller om uitmuntend te presteren. Het werkt als het ware als een turbo op een motor. Het geeft die extra boost waardoor je veel sneller gaat verbeteren en waardoor je veel eerder resultaten boekt.
De juiste middelen hebben impact op de volgende gebieden. Hierna gaan we daar dieper op in.
- Ondersteuning aan mensen
- Borgen van optimale procesvoering
- Genereren van data
Ondersteuning aan Mensen
De belangrijkste assets in je organisatie zijn je medewerkers. Het is essentieel dat zij kunnen werken in een prettige en efficiënte werkomgeving, en waarbij ze volledig hun potentieel kunnen inzetten.
Met de juiste digitale middelen en automatisering bereik je 3 doelen als het gaat om mensen:
- Hogere efficiëntie van je personeel – je kan veel tijd besparen door digitalisering en automatisering. Denk aan het invullen, verwerken en opzoeken van informatie. Of allerlei terugkerende administratieve taken die geautomatiseerd kunnen worden.
- Betere medewerkerstevredenheid – in het tijdperk van A.I. wordt het steeds belangrijker om de unieke kracht van de mens in te zetten. Één daarvan is creativiteit. We zijn gemaakt om creatief te zijn en om dingen te maken, of te verbeteren. Door je medewerkers te voorzien van de juiste middelen creëer je tijd voor ze waarin ze hun creativiteit kunnen inzetten om het werk te verbeteren. Dit heeft een sterk positieve invloed op de medewerkerstevredenheid.
- Voorkomen van menselijke fouten – de wet van Murhpy leert ons ‘als iets fout kan gaan, zal het een keer fout gaan’. En dat geldt met name bij de mens. Digitalisering en automatisering is een erg nuttig middel als het gaat om het voorkomen van (menselijke) fouten. Zo kan je voorkomen dat informatie niet, of verkeerd wordt ingevoerd. Kan je het inplannen van bijvoorbeeld preventief onderhoud borgen. Of bepaalde administratieve taken zelfs helemaal automatiseren.
Met de juiste digitale middelen en automatisering verbeter je als het ware de omstandigheden van medewerkers zodat zij optimaal tot hun recht komen.
Borgen van optimale procesvoering (Methodes)
Dit heeft veel raakvlak met het vorige punt. De juiste middelen kan je ook als krachtig middel inzetten om te borgen dat je processen op de optimale manier worden uitgevoerd. De nuance zit hem hierin dat het proces leidend is om te bepalen hoe je middelen werken. En dat kan wel eens als onprettig worden ervaren door de medewerkers.
Zo is het in de voedingsindustrie vaak cruciaal dat bepaalde taken (of controles) worden uitgevoerd om aan HACCP regels te voldoen. De juiste middelen kunnen hierin dan een sturende werking geven om operators eraan te herinneren, of zelfs af te dwingen, om bepaalde kritische taken uit te voeren.
Generen van data (Monitoring)
Een van de grootste waarde van digitalisering is dat het data genereert dat je vervolgens kan gebruiken om te verwerken tot essentiële stuurinformatie.
Zeker als je je middelen hebt ingericht om een optimale procesvoering te borgen (zoals hiervoor omschreven), zal je een schat aan data creëren die iets zegt over hoe je processen lopen en waar je kansen liggen om te verbeteren.
Vaak is digitalisering zelfs een noodzaak om überhaupt de juiste stuurinformatie te verkrijgen. Niet alle data kan altijd zomaar uit je ERP, planning of boekhouding gehaald worden. In dat geval zal het nodig zijn om de aanvullende data te verkrijgen via een digitale registratie.
Actie!
Ga voor jezelf eens na. Welke stellingen zijn voor jullie van toepassing?
- Wij werken vrijwel niet meer met papier
- Wij beschikken over alle data die we nodig hebben
- Medewerkers besteden weinig tijd aan repeterende (administratieve) taken
- Er kunnen vrijwel geen fouten meer gemaakt worden dankzij de middelen waarmee we werken
Wil je meer weten over de 4M organisatie? Of wil je eens sparren over de M van Middelen? Neem gerust contact met ons op!
